فرم های استخدام
وظایف کلی مربوط به بخش اداری
شخصی که به عنوان پرسنل امور اداری و مالی استخدام می شود، وظایفی دارد که عبارت اند از:
- بایگانی مدارک، مستندات، پیام های الکترونیکی و کاغذی و اسناد خصوصی یا محرمانه
- دریافت، تفکیک و دسته بندی بندی نامه ها، گزارشات و پرونده ها
- مدیریت فایل‌های مشتریان و دیگر اسناد مربوطه
- دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت
- رعایت نظم و انضباط و بهداشت در محیط کار
- محافظت و حراست از اموال شرکت
وظایف مربوط به بیمه
کارمند بخش اداری و مالی وظایفی مربوط به بیمه نیز دارد که به شرح ذیل می باشد:
- تنظیم و ارسال نامه های درخواست ردیف پیمان به مشترکین
- پیگیری از مشترکین جهت دریافت نامه اخذ ردیف پیمان از مشترکین
- جمع آوری و آماده سازی مدارک لازم مربوط به صدور پیمان جهت ارجاع به اداره تامین اجتماعی
- دریافت نامه اصالت قرارداد از سازمان تامین اجتماعی و ارسال به مشترک جهت تسریع درتکمیل فرآیند
- انجام محاسبات کسورات بیمه و هماهنگی با حسابداری جهت تخصیص پرسنل در لیست پیمان
- پیگیری جهت دریافت نامه درخواست مفاصاحساب از مشترکین پس از سررسید تاریخ قرارداد
- پیگیری صدور مفاصاحساب از سازمان تامین اجتماعی
- تسلیم نامه مفاصاحساب به مشترکین جهت آزاد سازی سپرده بیمه قرارداد
- پیگیری از مشترکین در خصوص آزاد سازی سپرده ها
وظایف مربوط به بخش پشتیبانی، سرویس و نگهداری
شخصی که به عنوان پرسنل بخش اداری و مالی استخدام می شود، وظایفی در بخش پشتیبانی، سرویس و نگهداری دارد که عبارت اند از:
- همکاری با منشی جهت صدور و تمدید قراردادهای سرویس و نگهداری
- همکاری با منشی جهت صدور و تمدید بیمه های مربوط به دستگاه آسانسورهای مشترکین
- هماهنگی از قبل با مشترکین در خصوص قطعات مورد نیاز به تعویض توسط تکنسین ها در روز سرویس
- پیگیری مطالبات از مشترکین با توجه به لیست سرویس روزانه تکنسین ها
- ثبت نتایج پیگیری مطالبات از مشترکین در نرم افزار حسابداری بعد از هر پیگیری
- ثبت کلیه دریافتی ها در نرم افزار حسابداری شرکت
- ارائه پیش فاکتور های صادر شده تعمیرات و یا تعویض قطعات به مشترکین
- پیگیری پیش فاکتورهای صادر شده و دریافت تاییدیه از مشترکین
- ثبت نتیجه مذاکره با مشترکین در خصوص پیش فاکتور ها به صورت متداول و بعد از هر مکالمه در نرم افزار حسابداری
- برنامه ریزی تکنسین ها جهت انجام امور مربوط به پیش فاکتور های تایید شده و اطلاع به مشترکین در خصوص روز انجام کار
- ثبت روزهای برنامه ریزی شده تعمیرات کلی در CRM
- هماهنگی با مدیریت جهت خرید لوازم مورد نیاز برای روز تعمیرات
مهارت در موارد زیر
همچنین کارمند اداری و مالی مدنظر باید در زمینه های زیر مهارت داشته باشد:
- اصول حسابداری
- استفاده از نرم افزارهای مایکروسافت آفیس
- جستجو در اینترنت
- اصول و قوانین اداری
- اصول نامه نگاری اداری و گزارش نویسی
- اتوماسیون اداری وبایگانی
- تایپ
- آشنایی با اسامی لوازم و قطعات آسانسور